Abordagem de Gerenciamento de Projetos
Nossa abordagem de gerenciamento de projetos enfatiza uma estrutura organizada que integra orientação estratégica com execução diligente e ferramentas internas para conformidade, gerenciamento, monitoramento e avaliação de projetos. Alguns princípios-chave estão incluídos nesta estratégia, como os seguintes:
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Planejamento e iniciação do projeto;
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Gerenciamento de recursos e aquisições;
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Monitoramento e acompanhamento do cronograma;
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Gerenciamento de riscos e problemas;
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Gerenciamento financeiro e controle orçamentário;
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Avaliação de resultados do projeto;
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Comunicação e gestão de partes interessadas;
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Garantia de qualidade e entrega;
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Encerramento e transferência do projeto.
Alinhado a esta estratégia de gerenciamento, a FGV opera dois robustos Sistemas de Gestão de Projetos:
Sistema de Conformidade: sistema onde os usuários inserem detalhes importantes do projeto, com foco na proteção da reputação da instituição. Este sistema, operado pela Diretoria de Controles Internos (DCI), garante que todos os requisitos técnicos sejam documentados e a equipe do projeto seja identificada, com atenção especial à prevenção de potenciais conflitos de interesse. Todos os recursos e empresas subcontratados para um projeto passam por uma avaliação detalhada pelo sistema de conformidade, que verifica seus aspectos reputacionais, técnicos e comerciais. Os contratos só são executados após a garantia de que os recursos selecionados são os mais adequados para o projeto.
Sistema de Gestão de Projetos: sistema que tem como objetivo supervisionar os projetos prioritários em andamento na instituição, monitorando detalhes contratuais, cronogramas, entregas, pagamentos e gestão geral do projeto, incluindo a coordenação da equipe e entrega final.
As informações do sistema têm como base a proposta, o contrato e o plano do projeto, que é a ferramenta priomordial que orienta as ações para a execução dos projetos, e para seu controle adequado. O plano de gerenciamento do projeto é o documento principal que define a base de todo o trabalho do projeto e como as atividades serão realizadas de forma integrada. Este plano consolida todas as informações relacionadas às definições de escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, partes interessadas, aquisições e riscos do projeto.
Planejamento e Monitoramento do Projeto
O planejamento do cronograma do projeto é essencial para estabelecer instruções sobre como as atividades serão gerenciadas ao longo do projeto. A primeira etapa desse processo envolve a definição da lista de atividades e marcos, onde os pacotes de trabalho são divididos em atividades e marcos que servirão de base para a estimativa, o planejamento, a execução, o monitoramento e o controle do trabalho do projeto. As atividades e marcos são então sequenciados logicamente para que a duração de cada atividade e suas interdependências possam ser estimadas. Essas informações são complementadas com as datas de início e término planejadas e os recursos responsáveis por cada fase e atividade. Com base nessas informações, é desenvolvido o cronograma detalhado do projeto utilizando ferramentas e softwares de gerenciamento de projetos.
Gerenciamento e Monitoramento do Projeto
Durante a execução do projeto, o cronograma é atualizado mensalmente para garantir que os marcos e as entregas do projeto sejam cumpridos.
Os custos do projeto são rastreados no sistema de custos da FGV, onde é estabelecido um centro de custos específico para o projeto.
As informações sobre prazo e custos são reportadas em um painel de monitoramento utilizando a ferramenta Power BI. Relatórios periódicos são elaborados para a gestão da FGV e para o reporte mensal do projeto, a fim de garantir a transparência das informações.
Encerramento do Projeto
Na etapa de encerramento do projeto, são organizados e verificados dados relativos ao registro das lições aprendidas dos projetos, à entrega de todos os produtos, à conclusão do pagamento das parcelas e à obtenção dos atestados de capacidade técnica. Além disso, é realizado o arquivamento final dos documentos do projeto, garantindo a rastreabilidade das tratativas e entregas realizadas ao longo do projeto e a gestão do conhecimento produzido.